OJC Conseil - Change management

Etude d'impacts

La conduite du changement constitue un projet à part entière qui requiert une préparation rigoureuse. Cette préparation commence par une analyse approfondie de la transformation envisagée, articulée en quatre étapes :

Cartographie des processus transformés : une analyse comparative des processus et des outils avant, pendant et après la transformation permet d'identifier les opérations qui seront ajoutées, supprimées, automatisées, décomposées, ou au contraire fusionnées. Cette analyse aboutit à une cartographie précise des processus et de leurs interactions, ainsi que des outils impliqués à chaque étape.
Identification des acteurs impactés : la cartographie des processus et de leur transformation permet d'identifier précisément tous les acteurs, internes et externes, qui seront impactés, que ce soit par un changement d'attributions ou de méthode de travail, ou par une évolution des outils mis à leur disposition.
Quantification des besoins de formation : la qualification et la quantification des populations d'acteurs impactés, et de l'ampleur des changements auxquels ils vont devoir faire face, permet d'évaluer les besoins de formation, d'accompagnement et de communication à mettre en place. Différents scénarios et méthodes peuvent déjà être esquissés.
Définition des indicateurs de succès : la conduite du changement vise des objectifs clairs de rapidité d'adaptation, d'adoption utilisateur, et de satisfaction des acteurs concernés, qu'ils soient internes ou externes. Nous vous aidons à définir ces objectifs et les indicateurs qui permettront d'en mesurer l'atteinte.

Cette analyse d'impacts constitue un cadre essentiel à la conception et à l'exécution d'un plan de change management efficace.

Préparation

La conduite du changement se prépare dès le début, voire avant, le lancement du projet de transformation. Elle s'affine ensuite pendant la phase de conception du projet.

Identification des "sponsors" et des "ambassadeurs" : en désignant comme "sponsors" les Directeurs qui s'engagent dans le lancement du projet de transformation, puis en nommant des "ambassadeurs" au sein des différentes populations d'utilisateurs impactés, vous associez des acteurs-clés qui accompagneront la transformation tout au long du projet.
Plans de communication et de formation : l'accompagnement des acteurs, internes ou externes, nécessite un plan de communication clair et un programme de formation adapté à chaque population.
Planification détaillée par phases / populations : la planification des actions de communication et de formation doit être étudiée conjointement avec le planning du projet de transformation qu'elles accompagnent.
Choix des filières de formation et création des supports : en fonction du nombre, de la localisation, et de la typologie des acteurs à former, nous vous aidons à sélectionner les canaux et supports de formation les plus efficaces, puis nous nous chargeons de créer ces supports.

Communication et formations

OJC Conseil fournit à vos équipes un accompagnement complet dans la mise en oeuvre des actions de communication et de formation :

Déploiement des plans de communication et de formation
Animation de la communauté des ambassadeurs
Suivi des plateformes et supports de formation
Suivi et évaluation de la participation

Capitalisation

La conduite du changement ne s'arrête pas à la mise en production du projet de transformation, ni aux formations utilisateurs. Elle se poursuit bien au-delà, afin d'ancrer les nouvelles méthodes et les nouveaux outils dans les habitudes et la culture de l'entreprise.

Cette étape de "capitalisation" s'appuie notamment sur :

La célébration des succès : c'est en communiquant sur l'histoire du projet, les gains et avantages qu'il a apporté et continuera d'apporter à l'entreprise et aux individus, que vous pourrez continuer de fédérer vos équipes autour des nouvelles méthodes de travail.
La revue des indicateurs suivis : suivre les indicateurs dans la durée, après la mise en production, permet de constater l'amélioration de la performance des nouveaux processus et de l'adhésion des utilisateurs. Elle permet aussi d'identifier les actions de communication ou de formation complémentaires à engager.
L'écoute des utilisateurs : notamment par la collecte des commentaires et suggestions des utilisateurs, ou la mise en place de "clubs utilisateurs" qui peuvent influer sur la poursuite de la transformation, dans une démarche d'amélioration continue.