Étude de cas
Unlock your procurement potential with advanced contract management
Compte tenu des besoins de notre client dans le secteur pétrolier et gazier, le remplacement du système de gestion des contrats par la solution Ivalua était essentiel. Leur outil CLM étant devenu obsolète, la migration de grands volumes de données et de documents était à prendre en compte dans le choix de la nouvelle solution.
La transition vers la solution Ivalua réalisée par OJC Conseil a conduit à une gestion des contrats plus efficace et à une optimisation des process dans tous les départements concernés.
Déployer rapidement et efficacement pour respecter la durée de 4 mois du projet.
Moderniser les modèles de contrats pour une gestion plus cohérente et une meilleure conformité à la politique de l’entreprise.
Améliorer la qualité des données pour simplifier et rendre la gestion des contrats plus fiable.
Automatiser le processus d’approvisionnement pour accroître l’efficacité de l’équipe.
Notre client est une entreprise énergétique pionnière avec un portefeuille et des ambitions qui couvrent l’ensemble de la transition énergétique.
Sa stratégie est axée sur la fourniture en toute sécurité de la production de ses actifs existants, sur la gestion des obligations de démantèlement et sur la poursuite des opportunités stratégiques de transition énergétique à partir de ses actifs existants.
Avec plus de 30 ans de production, le portefeuille de notre client est principalement constitué de gaz (96 %), fournissant une énergie essentielle pour alimenter les foyers et les entreprises au Royaume-Uni et en Europe. Son projet de capture de carbone MNZ vise à offrir une solution de décarbonisation permanente et de classe mondiale pour l’industrie.
La transition vers Ivalua a impliqué la migration des données, y compris les documents contractuels.
En complément des modules standard Sourcing et Supplier, le module Contract a été ajouté, puis personnalisé pour intégrer des données spécifiques, telles que les numéros de fournisseurs historiques et les contrats-cadres.
De plus, l’add-on « Intake form » a été utilisé pour faciliter la collecte de nouvelles demandes de fournisseurs et de sourcing provenant d’environ 500 utilisateurs, y compris des employés et des sous-traitants.
Les informations contractuelles extraites par OJC ont été ajustées en collaboration avec le client pour correspondre au modèle Ivalua spécialement conçu.
L’extraction, la vérification et l’import des contrats, ainsi que l’intégration des données fournisseurs et bancaires, ont été réalisées via des processus ETL.
L’intégration avec la plateforme de signature électronique DocuSign sécurise la signature des contrats fournisseurs.
L’intégration des utilisateurs a été optimisée grâce à une authentification unique (SSO), accompagnée d’un import quotidien de fichiers chiffrés via SFTP.
Implémentation réussie de la solution Ivalua avec une personnalisation étendue du module Contrat dans un délai record.
Rédaction de contrat optimisée grâce à une excellente collaboration avec les fournisseurs sur une plateforme multifonctionnelle et conviviale.
Processus d’approvisionnement amélioré et automatisé grâce à une collaboration interne fluide et efficace et à une meilleure qualité des données.
Accessibilité facilitée par la mise en place de l’add-on « Intake form » permettant aux utilisateurs (qu’ils soient experts ou novices) de soumettre des demandes d’approvisionnement et de nouvelles créations de fournisseurs.